Virtuelle Kommunikation im Arbeitsalltag
Meetings, Meetings und nichts als Meetings. Ja, es stimmt. Während der Corona-Pandemie erwiesen sie sich als Rettungsanker für die Zusammenarbeit von Teams. Viele Arbeitgeber haben technisch aufgerüstet, um diese Form der Kommunikation ihren Mitarbeiter:innen zu ermöglichen. Entsprechend hat sich die Anzahl virtueller Meetings sprunghaft erhöht, und auch nach der Pandemie wird diese vorrangig digitale Kommunikation beibehalten. Hybride Teams sind das neue Normal und kommen auf diese Art und Weise zusammen. So ein Meeting ist zudem schnell organisiert: Ein paar E-Mail-Adressen in den Verteiler, Datum und Thema wählen und los geht’s. Die Kalender füllen sich.
Meetings ohne Mehrwert: Die Zeitfalle im deutschen Arbeitsalltag
Durch diese schnelle und spontane Vorgehensweise hapert es oft an der Qualität der Meetings, was einen erheblichen Einfluss auf die Produktivität und Zufriedenheit am Arbeitsplatz haben kann. Allzu oft sind wir in Meetings verstrickt, die wenig Mehrwert bieten und unsere Arbeitszeit blockieren. Laut einer aktuellen Studie des Softwareanbieters Atlassian finden 80% der befragten Personen Meetings wenig zielführend, und 45% verlassen sie oft ohne klare Vorstellung über die nächsten Schritte. Doch damit nicht genug: 78% der Befragten können ihrer eigentlichen Arbeit nicht nachkommen, und 43% müssen ihre Arbeit um die Meetings herum planen. Als Folge machen 44% der befragten Personen mehrmals wöchentlich Überstunden. Am Ende eines besprechungsreichen Tages fühlten sich 70 Prozent komplett ausgelaugt.
Was ist eine gute Meetingkultur?
Eine transparente Meetingkultur mit klaren Regeln, strukturiertem Verlauf und geeigneten Rahmenbedingungen kann den Output eines Meetings auf ein ungeahntes Niveau in Sachen Produktivität und Kommunikation heben. Dabei sind einige der wichtigsten Maßnahmen für ein effektives Meeting die folgenden:
Klare Zielsetzung: Definieren Sie vor dem Meeting klare Ziele und Agenda-Punkte, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer wissen, was erwartet wird.
Teilnehmerauswahl: Laden Sie nur die Personen ein, deren Anwesenheit für das Erreichen der Ziele unerlässlich ist, um Zeitverschwendung zu vermeiden.
Strukturierter Ablauf: Planen Sie das Meeting sorgfältig und halten Sie sich an die vereinbarte Agenda, um sicherzustellen, dass alle Themen rechtzeitig behandelt werden.
Aktive Moderation: Ein guter Moderator führt das Meeting professionell, fördert die Beteiligung aller Teilnehmer und hält das Gespräch auf Kurs.
Zeitmanagement: Halten Sie sich an festgelegte Zeitlimits für jedes Agenda-Element, um sicherzustellen, dass das Meeting pünktlich endet und alle relevanten Themen behandelt werden.
Interaktion und Diskussion: Geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen und Ideen auszutauschen, um eine konstruktive Diskussion zu fördern.
Dokumentation: Protokollieren Sie die Ergebnisse des Meetings und die vereinbarten nächsten Schritte, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten informiert sind und Verantwortlichkeiten klar verteilt sind.
Gesundheitsrisiken vermeiden
Die übermäßige Nutzung digitaler Meetings kann zu körperlichen und psychischen Symptomen führen, einschließlich Rücken- und Kopfschmerzen sowie Müdigkeit und Stress. Menschen, die regelmäßig an digitalen oder hybriden Meetings teilnehmen, sind besonders anfällig für diese Probleme, die unter dem Begriff „Zoom-Fatigue“ bekannt sind. Symptome reichen von mangelnder Konzentration bis zu ernsthafteren psychischen Beeinträchtigungen wie Burnout oder Depressionen.
Die Erschöpfungsfalle virtueller Meetings: Ein Blick auf die Auswirkungen der Kameranutzung
Ein Experiment zeigte, dass die Nutzung von Kameras in virtuellen Meetings zu erhöhter Erschöpfung führen kann. Das Einschalten der Kamera während virtueller Meetings führt dazu, dass sich die Teilnehmer:innen stärker beobachtet fühlen. Dieser Druck der Selbstdarstellung verbraucht Energie und erhöht die Erschöpfung. Diese wiederum beeinträchtigt die Fähigkeit der Teilnehmer:innen, sich sprachlich verständlich zu machen und aktiv am Meeting teilzunehmen. Besonders betroffen sind in der Regel Frauen und neue Mitarbeiter:innen, vermutlich aufgrund des höheren Drucks, Kompetenz zu zeigen oder einen gewissen Status zu erreichen. Daher wird empfohlen, den Teilnehmer:innen die Wahl zu lassen, ob sie die Kamera einschalten möchten, um die negativen Auswirkungen auf die Erschöpfung zu minimieren.
Aktive Maßnahmen für Unternehmen
Genau! Eine gesunde Meetingkultur beginnt mit proaktiven Maßnahmen der Unternehmen. Davon sind wir überzeugt. Dazu gehört es, die Anzahl und Dauer der Meetings zu begrenzen und ausreichend Pausen einzuplanen. Es ist ebenso wichtig, die technische Ausstattung ergonomisch zu gestalten und die Mitarbeiter:innen über mögliche Gesundheitsrisiken aufzuklären. Durch Sensibilisierungsmaßnahmen und klare Richtlinien zur Meeting-Durchführung legen wir den Grundstein für eine gesunde Arbeitsumgebung. Mit regelmäßigem Feedback und ausreichend Flexibilität für die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen können Unternehmen gemeinsam mit ihren Mitarbeitenden eine produktive und wohltuende Meetingkultur etablieren.
Können wir Ihnen behilflich sein? Planen Sie Maßnahmen zur Sensibilisierung oder Stressbewältigung in Ihrem Unternehmen oder die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung? Kommen Sie gerne auf uns zu und nutzen Sie unser Angebot! Ob digital oder persönlich vor Ort – wir sind für Sie da!
Bleiben Sie produktiv und bleiben Sie gesund!
Ihr Team VisionGesund.
Weiterführende Literatur:
Heise Online: Angestellte: Wir müssen um Meetings herum planen, um Zeit für Arbeit zu haben
topeins der DGUV: Meeting-Kultur mit Sinn und Verstand
DGUV: Praxishilfe Zoom-Fatigue
Shockley, K. M., Gabriel, A. S., Robertson, D., Rosen, C. C., Chawla, N., Ganster, M. L., & Ezerins, M. E. (2021). The fatiguing effects of camera use in virtual meetings: A within-person field experiment. Journal of Applied Psychology, 106(8), 1137–1155
Bildernachweis:
Urheber*in: Diva Plavalaguna / Pexels